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重要信息牢记于心
陈科长开会回来，就看见小白蔫了似的整理文件，一声不吭。陈科长心想：“这小子肯定惹什么祸了吧？” 看到陈科长回来，小白赶紧指着电话说：“科长，上午有电话找您！” “电话呀，谁啊？找我什么事？” “是……是内线……很急，可是我不知道是谁打来的，这可怎么办啊？”小白愁得哭丧着脸。
原来，上午秘书科的人都去开会了，留下小白值班。突然，一阵急促的电话铃声响起，小白心说不好，是内线！赶忙丢下手头的文件一个箭步冲到了陈科长办公桌前。 秘书科工作用的电话有好几部，只有这部内线最特殊，一般只有重要部门和领导同志才配备。平时内线一般都由陈科长接听，可恰巧这会儿陈科长不在办公室。 “您……您好！这里是秘书科！”小白第一次接内线，忐忑不安，不知道会是哪里打来的。 “小陈啊，你们局上周出的报表今天给我寄一份来。” “好的，一会儿就寄！”小白知道电话里说的报表是什么，恰好又有富余，请示下即可，就立即表了态，对方说了声“好的”就挂了电话。 突然，小白想起电话那头并没说他是谁，更糟的是内线电话还没有来电显示！小白瞬间觉得完了，这次失误大了。 到底“姜是老的辣”，陈科长把文件夹放下，玩起了推理：既然能直接喊出“小陈”，说明对秘书科有所了解，却没听出来不是小陈的声音，说明不常联系；点名要局里的报表，说明对局里的业务十分熟悉，又知道是上周出的，说明信息渠道很准……这样，范围越来越小了。 “他是怎么问的？你再详细一点。” “对了，他有一点口音，说‘小cén’而不是‘小chén’。”小白一拍脑门想起来一个细节。 “哈哈，知道了。一定是王秘书！每次他都喊我‘小cén’，我这就给他回个电话。”果然，是一位老部长的王秘书。小白迅速装好信封把报表寄了出去。 中午轮到小白值班，陈科长在整理上午开会的材料。到了1点30分，电话突然响了，陈科长和小白同时瞥了眼来电显示——一串手机号码。 小白嘴里嘀咕着：“呀，是张局长的号码。”便迅速接了起来。 “张局长您好……好的，请您稍等，我们马上联系。” 小白探身看了眼墙上记事的白板，只见上面写着：下午1点40分，张局长到某部参加会议，名单和车牌号已报。 “张局长被拦在大门外了，我得赶紧联系一下。”只见他迅速翻开桌面上的文件夹，查看会议通知，按照对方的电话拨过去。对方答复小白，统计名单是另一个同事负责，不过那位同事有紧急任务出差了……小白讲明了情况，请他帮忙再联系一下保卫部门。等这一番电话结束，时间过去了三分钟。 陈科长放下手里的材料，乐呵呵地看着小白：“小白你行啊，居然看眼手机号码就知道是谁，处理得不错嘛！” “张局长的手机尾号是‘3266’，比较好记。哎呀，科长，张局长不会迟到了吧？可是我又不敢直接给他打电话问。”小白转过身寻求陈科长的建议。 “来，剩下的活儿交给我。”陈科长说着就打通了交通科的值班电话，问了送张局长参会的驾驶员的手机号，很快联系上了驾驶员，得到的答复是：张局长已在会议开始前顺利进入会场。 小白终于长舒了一口气：接值班电话真不是件容易的事。晚上，小白在笔记本上记下了“备忘”： 身为值班员，需要熟悉全天的安排，无论哪一项出了问题，都要确保迅速协调解决。对常联系的领导和部门，需熟记他们的联系方式，看一眼就知道是哪里打来的、对方是谁，这样对方为什么打电话来也能立马猜上个八九不离十。心中有数，也更节省办理时间。 接电话的学问真不少 周四下午，小蔡接到王主任交办的任务，起草一份市委办保密工作总结。下周省保密局要来市委办检查保密工作，这是大事，小蔡不敢怠慢，当天晚上就开始动笔，周五又在办公室全神贯注地码了一天字。眼看快到下班时间，总结即将大功告成。 小蔡通红的双眼紧盯着屏幕，手在键盘上飞快地敲击着。这时，办公室的电话不知趣地响了起来。小蔡瞄了一眼墙上的挂钟，指针指向5点30分，他拿起电话，心中颇有些不耐烦，下班了还打电话，讲不讲工作规律和节奏？ 电话那头传来一个语速快且较生硬的声音：“喂，通知一个会。”小蔡的脸不禁拉长了：“你哪里啊？也不说清楚就通知。”对方也意识到了自己的疏忽，赶忙自报家门。原来是省水利厅的同志，下周一上午临时召开一个防汛部署会，焦书记分管相关工作，这个电话就是通知焦书记参会的。 小蔡一听是上级单位，口气缓和了不少，心不在焉地听着对方报出会议时间和地点，一边在脑子里盘旋的还是手头的稿子，标题到底提炼个啥好呢…… 周一，焦书记一大早就出发去省城开会了。小蔡终于有时间静下心读读报，做一做报摘，充实一下写作资料库。突然，桌上的手机急促地响起来。小蔡低头一看，是焦书记的手机号。焦书记不是应该马上开会了吗？怎么还有时间给我打电话？小蔡有些纳闷，忙不迭地把电话接起来。 电话那头，焦书记十分严厉：“小蔡！你不是告诉我9点在水利厅报告厅开会吗？为什么来了以后一个人都没有？”小蔡脑子里一片空白：不会呀，周五下午通知的就是周一早上9点在水利厅报告厅开会，我听得明明白白啊！ 小蔡连忙翻找上周五的电话记录本，翻来翻去，发现自己压根没作记录，只能手忙脚乱地打电话到水利厅办公室。还好接电话的同志知道今天有防汛部署会，还告诉小蔡会议地址在离水利厅大概三公里的水利宾馆报告厅，会务组在宾馆大厅设有报到处，直接去即可。 原来是自己记错了会议地点，小蔡硬着头皮给焦书记回电话，只听到电话那头的焦书记吩咐司机赶快去水利宾馆就挂了电话。 小蔡这才开始努力回忆上周五接电话的情形：当时自己心不在焉，所以根本没有在本上作记录，听到水利厅就想当然地以为是在水利厅报告厅，没想到还有个水利宾馆报告厅！ 下午，焦书记从省里开会回来了，小蔡第一时间赶去作检讨。焦书记说：“小蔡啊，你对人家的会议通知记得不清楚，但人家对你倒是印象深刻，负责会务的同志还跟我开玩笑说，你接电话时语气挺冲，吓得他们都不敢多说话了。”小蔡不好意思地说：“他开始也没说是哪个单位的，我态度确实不够好。” 焦书记点点头：“他们确实做的有不到位的地方。即使是上级单位，打电话时也应该自报家门。但是我们接电话也不能看人下菜碟啊，无论是接领导的电话、上级单位的电话还是同事的电话、群众的电话，都得礼貌、热情。小蔡啊，打电话虽然是隔空交流，但对方其实能够看到你的表情，你是满脸笑容的，还是不耐烦的，别人一下就能听出来。接电话事小，但其中体现的工作态度和素养事大。你说是不是？” 小蔡认真想了想，若有所思地说：“焦书记，您说得对，以后打电话，我得让对方‘听’到热情的笑容。我向您检讨，这次搞错会议地点，也是我接电话时注意力不集中造成的，下次一定注意。” 焦书记接着说：“做办公室工作，记是基本功，脑袋不一定靠得住。只要是接电话，对方一开讲，你就要马上记。而且，对于电话通知中比较重大的事项，比如会议，你还要跟人家二次核实会议的时间、地点等要素，必要时还要整理书面来电记录，便于领导传阅和批示。其实，今天的会有好几个地市的人像我一样跑错了，这个小插曲也给我们提个醒，电话通知有时确实不如书面通知更清晰牢靠。” 小蔡听了心服口服，回来后不禁写了一段心得： 接电话的学问可真不少，稍有松懈，就会捅娄子。今后接电话，涉及会议通知时，一定得问清楚，什么时间在哪里开会，有啥特别要求，不够清楚的及时跟对方确认，别怕啰唆。慎之又慎、讲究礼节，才可能接好电话。 来源：秘书工作 作者： 杨涿、李珣 ; p. H4 H4 M" F( }
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