|
0 s5 h$ L+ u+ ^# C4 \" {% L$ |mso-font-kerning:0pt">2012 6 {3 [# b; {2 z* d2 _' M6 Cfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 1 S2 Y+ P! _3 u7 W$ P1 U
% n! D6 F# {- Y8 W6 ?# j. R/ A( D5 j5 r% t1 Z+ s! ^* k4 Q; m3 m6 wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容7 T# A8 v1 V7 _" Y' g! g
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> & S4 A6 u( u3 n* `
# O( {. Z4 T& E$ E5 B+ ?$ H; w& Q
7 B: U: h9 ?: B9 k. r& D2 kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。! s( f$ C& H2 u8 R7 Q* a8 I0 J' ^- _& scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : {# y" R" l$ d- C2 ^' N5 ~; m! [
4 B X) j& r' K
8 G# N3 v q; S/ B# U
mso-font-kerning:0pt">1. * ^0 m/ B- z% e, b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
) [) J4 P) n2 F+ Q2 i5 w
% K M. o! l# }, S% u& o, n" U- ]5 f) k9 h9 m4 i7 ?% `' F% Wmso-font-kerning:0pt">2. ! \" s& I- L; D& W# `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 o& b1 D( N$ l+ i# J
2 T9 J, I# J+ M! k& M8 r( P& G) L, N* V3 Z& w
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。% E! l2 z0 x( x: K" |color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( I" ^( L' H3 M! V, u. z
7 ?9 @/ D7 J( ]4 N1 q8 i' h% Y: Q* e4 q' @2 fmso-font-kerning:0pt">1. . `( {4 E$ H) N# ?9 D& }
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 ; q/ ]+ L6 C/ S0 b1 [! k
9 u" A0 i7 ?4 U) Q# z+ K6 t( m, ~! U! v9 U; d! U7 x$ A3 Hmso-font-kerning:0pt">2. 1 m4 }$ E, _3 B4 A宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
) H: q. [+ q! z; ` ^/ {. `- y7 q3 d4 q3 z- y' Y* @$ r- I
0 q- p/ f- x3 |9 hmso-font-kerning:0pt">3. # A+ y X; ^4 t# E. V
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
/ b) X& U! w4 \/ L" o8 t1 t( q8 H) c4 [
* z8 X% }/ e9 F% x/ s* ~font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
( z) E) R- n8 M' p9 c' A/ ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。; j. F' ]' U) G3 J: k! |" ^mso-font-kerning:0pt"> 3 `4 m! r! `7 h6 \3 K
) @! f/ d- t' [: D3 M \5 b4 X4 v8 u5 Y& u& |. W4 `; ^
mso-font-kerning:0pt">1. 4 S: y: f7 x7 P/ y0 b" Y* a% ^. A
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
P- R: O7 m3 u# @( u0 R/ s! M7 b2 J6 g8 |$ D- n0 _
" p7 A; Q1 Y) `& _+ C( E V$ imso-font-kerning:0pt">2. ) ^) B$ o( k7 n9 J$ O, d; h/ R! J! T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 : _1 }- y8 ^1 u! f: P. C n
( c5 J- h3 v- B6 D' H6 s! a2 m. Y* w. j: J( V2 C) g3 qmso-font-kerning:0pt">3. # K5 I: E1 Y* m. z4 ]$ S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
* e# `' ^- i2 g# ]. k$ G
* b" R7 S3 E% s% G# f; s* t/ F9 \( ^$ `) A/ [* O$ |% rmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。2 Y5 D" ?& z4 \8 o- qcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( X# ]% u) ^ f/ O, t
5 w7 E' W2 N! P
; S7 F* S) F6 Q+ {
mso-font-kerning:0pt">1. 8 h* ?! J: N: A" l2 Y- Q1 w
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 0 d9 Y* d) C+ h+ _5 W8 E
& i( j5 B7 E: u& v. U7 u0 d6 S0 `* S2 U7 `! p g7 N
mso-font-kerning:0pt">2. F D) ^( n7 }; ^7 I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 9 z. G# i4 z8 M+ i# d
/ b* {0 T: L1 |2 H
1 s- g( Q0 }* W+ r9 `& bmso-font-kerning:0pt">3. ' ?, Z* O$ M( B. N( X( n
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
# D8 }# t/ l3 g+ v. W: s; L( F
; D8 S( h' C2 x \* Z7 o4 m5 k) d! m' G9 C) t
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。, v# h. B& _- g, W' E2 Acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 S$ d6 ^4 j' |4 d
3 {# G+ e3 `8 {2 R
! o+ W8 h' ^1 Amso-font-kerning:0pt"> * k7 p8 d' o8 [" c4 l* a9 g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> g5 X) }" a: U$ k/ c
9 D4 t( \* G0 u( V) C- ^6 g
C' W w: g/ q/ N
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考" o7 {6 Q" F' ?8 [% Q
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
) Y( F) e- q2 ]: _7 ?
( _; v: W5 A6 M8 W3 C) _3 a1 Z8 f3 ~& }/ h2 {3 o. E12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:1 U: P5 t" r6 B8 f' }+ ~' q
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 $ O5 s) f9 q: z8 k
% C4 f! O0 M7 ~. P" W. C9 H+ E) {1 V) |/ W+ o/ k4 p0 c' j/ Fcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
& ?6 @4 ]! f- ^# l& |7 T- i1 OAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & g7 J, F& ]: x$ Q( ?# lcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
2 }# l& Z* I8 P- Y6 mAR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
