(一)文种释义。会议记录是指在会议进行过程中,记录人员把会议的基本情况如实记录下来的文字材料。会议记录记载了会议的全过程,反映了会议的全貌,是关于会议情况、会议内容的最原始的材料。它可以被立卷、归档,作为研究资料保存起来,以备查考;也可以作为第一手材料为领导部门制定政策、措施提供参考依据。
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(二)基本结构。会议记录的内容结构一般由标题、会议组织情况和会议内容和署名四部分组成。
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6 u8 ~. j$ t' s; q* a 1、标题。由召开会议的机关或单位名称、会议名称和文种三个要素构成,例如《××市企业改革和发展工作会议记录》。9 j, z& b* L6 W8 ~3 k0 v
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2、会议组织情况。这部分要求写明下列内容:①会议名称。②会议时间。具体写明××年×月×日×时。③会议地点。④出席人员。一般而言,在出席人员不多的情况下应一一写出每个人的职务、姓名;如果出席人员较多,则只需写出人数。⑤列席人员。记录方法与出席人员相同。⑥缺席人员。写明缺席人姓名、职务、缺席原因。如果是大型会议,缺席人较多,则只需写缺席人数。⑦主持人。写明主持人的姓名和职务。⑧记录人。写明记录人的姓名和职务。! d5 [$ }# K6 d, ~3 Q3 g
' v7 C& }# V5 A Q8 @! m. s+ b" u8 l 以上八项应各自单独成段。$ i* g! F) f1 B7 U& @& r
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3、会议内容。这是会议记录的主体部分,主要包括:①会议议题。②会议发言。一般按发言的先后顺序记录,要求依次写明发言人的姓名及发言内容。③会议决议。有的会议形成决议,有的则没有。形成决议时要在会议内容下面另起段落,逐条写出决议内容。假如通过表决,还应记录表决情况,即有多少赞成票,多少反对票,多少弃权票。2 V" J, r- y$ L) N3 Y
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会议结束,记录完毕应另提一行空两格写上“散会”二字。 h7 c8 K* o8 _4 V+ i4 M
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4、署名。在全文结尾的右下方,由主持人和记录人分别签名,并注明会议散会时间。
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(三)写作要领5 o, W! k- a. Q1 T+ ?, o7 x0 T7 h+ f
8 |2 S, x, D7 L9 {* E 1、要写得清楚、正确。指会议记录内容一定要忠实原意,如实记录会议的基本情况、会议进程、发言人的发言以及议项等,不能违背发言人的意图,甚至曲解其观点。否则,将会给工作造成损失。2 C+ _) o3 ~2 _: E, N/ I) M
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