职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 * N' o3 Q# w! A
8 G% _! }+ k6 }* y. Q8 w f! L
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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$ }' Z' P/ ? S 一、秘书的职能
/ T) ] q( k! ?* J$ v 1.辅助决策
. l9 E9 Z4 s5 n/ i8 r Q6 G' a( n; k/ s
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 + g* R9 F/ j; u1 y& @ \9 z
1 H4 L" e3 F9 V
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
% _" e! H. P; P% b& g
" U: e0 b& f0 \8 g: l4 { 辅助内容的综合性 6 z+ }- U7 q5 |) f/ w
, x( l4 f) ~0 e9 r V+ T 辅助时间的经常性
0 V; V- K0 h' D. R' q W
; O$ {/ U9 [5 M! s1 n7 N n 辅助环节的全过程性
( t* Y5 C: N* y
" m a# ^/ @6 f% g" Z' [ （3）、辅助决策的原则
& h" C) s6 i: ]: @* q3 n/ K2 |$ d g
超前原则 & I, y1 u4 D# k. ~
6 Q/ c: f- F/ [0 g+ v& `: F
定位原则 ' I5 j- `/ b2 B/ _2 E
2 y D, f- c% I) z4 _
信息原则 1 S c9 W; m |7 l _5 e2 Q6 F
, ]- p7 ^2 u' b 谏诤原则 ! W) U% ?% W& A5 @
. \0 j( B& q5 M* c3 ~' Q: G+ n （4）、辅助决策的过程
* l1 A5 n* j$ w0 j
, t3 a, Y! p0 f5 ?: T2 I* s* \' b 协助领导确定目标
* y% b* s. Z" O) {* C7 n$ ~. X# u6 t$ W: q
协助领导设计方案
. |) g# r+ D& y; U- L9 ~
/ |* C9 o5 ~' g' t: D 协助领导评优选优
/ S; ^4 t1 {1 [. Q* {8 y& ~3 @& u [( h; U7 x: C
协助领导实施反馈
[. [$ F- ] V; G# K7 V* U' N5 ^
2、协调关系
3 h+ s3 C+ J3 g k8 _. z
) g1 l$ o/ ^0 R （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
1 E$ [9 w% q& a5 w* p' m- F3 S* Y" b- |7 X" ?
（2）、协调关系的特征 1 G6 K0 L% {: f* p: L) k
4 p$ \1 F$ @. P: }$ {6 R" ~% e 从属性 6 y. e! Y% i* `6 @' ~3 Y$ _4 M
! \& N/ P+ N2 l
广泛性 ! C4 U) J E) Q8 P! o; w
8 h# Z, ~8 I1 U- Z4 F$ {0 @ 间接性
% O1 F' P& b8 d2 u5 _
& y' Y2 t0 j. l7 }0 g/ ]) u: y, I （3）、协调关系的原则 ! D- O' f8 [* H
( Z4 P2 [" [/ w- S. @& _ 政策指导
8 j3 i9 _ F, ~* a
( A$ V& I6 G/ G- n1 } 客观公正
" w8 I- a6 u3 e7 y% `/ I' }; o4 q* y( Q: @- k% w
平等协商 . a6 X3 q1 s! }1 }8 B* y: q+ f4 m
' o, }- @' x4 Y
注重整体
0 K' i9 b3 a9 f9 f/ l" g: b- |/ @$ Z& p+ o, |
灵活适度 7 M$ l: S5 v$ ]# u# E
! h- }6 U7 v& F n# { j1 e
（4）、协调关系的过程 * Y( {9 W" l9 b' R
( G! _+ _% |* p/ X/ J
摸清情况 2 y* O# j% X+ Q& U; v
, c; l1 ~) C. v. j( V! W" t 找出症结
. [ A. d. e8 z5 O8 t3 k
1 u* g, g% j1 N9 `& o3 w 恰当协调 $ ^. `0 j( r. G+ B' @
- `; [; b" m# `; |6 C
督促落实 * B& q/ k' Y; @2 A
4 {5 I: x ^$ H; p9 L; Y 检查反馈
2 E: Q' I% C! P J1 [' Y& ?! P, m
3、处理信息
5 d! e9 e# X/ `8 c9 K- n |( D4 a' e! H5 C6 {$ N. u/ P
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
1 p) g: d7 S. m, f8 U
% p! f4 `: m: ^7 q7 M* T+ `! g （2）、处理信息的原则
8 R; d6 S u' D9 J. C& e9 w1 ^6 [) W. y
及时性原则
5 c" \ ^* E( p/ w6 T4 r" J ]
% E9 G. o0 Q) \$ p6 Z# b; `6 z 保真性原则 ; V$ k) m8 `" u$ G4 R+ G
7 F1 g1 [# W% O/ b+ c6 L
适用性原则 9 F# h9 m+ L* O, Q9 F7 p& P6 e, V
- M+ }/ [1 A0 K* S+ ~ 预测性原则
" ^5 i# n7 P: V) B+ `7 k
: F* f/ ~. _ v6 O' O1 M （3）、处理信息的内容 $ ?, J; v4 r5 N* g' X6 ]' R4 B5 v
# s5 s- ~. F$ v# I, T9 q
历史信息
$ w$ ]8 B3 ?7 f( ^. o* i7 A& Q. x/ n! y1 d
上级信息
4 S0 H/ Z# ^. [: v
2 q# h" k9 j7 d; S T9 a 内部信息 3 h5 V' N9 h2 u! X; U
/ U# B# g% `$ P8 y! I# ] 公众信息 2 F# {& ^# h, q) W% S! x3 b
3 @1 P8 u, H/ w1 ~4 j; K 社会信息 ' E% z7 N( s( | K% k% L% [
& ?( K: h Y; `! o7 r1 m （4）、处理信息的过程
8 r9 M& K# J, `0 f J
/ m2 D% \: \/ j* U9 O# D& ^ 信息的收集
6 |% U6 E: X2 r9 e( ^+ |* ~6 ]2 Z2 _
信息的加工 L, R' f9 M. x2 j& K' i; X' Z
! D, p/ a% n3 r0 N/ T: B# a
信息的传递
1 r$ [" t2 @% j* S
3 K- N8 k& H$ o5 I) i } 信息的反馈 & q0 O; k6 N! h! n
5 p! }/ B# f: Y. c2 J- _
信息的储存 8 F; l' T7 P( D1 q' a. Y
9 S# ?( a0 T E) H5 J1 q. S
4、办理事务 . M; s8 M6 N; B2 Y Y2 I* f( r
2 |( {+ }/ a% w' g+ c
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 1 j2 ^ l3 |8 Y9 N. z: R% S
! k" L; V8 v- [
（2）、办理事务的特征 % ~4 _, W( T! v8 ?# C' @# k! G) k! v
) _. [1 Y# e- X1 T
综合性
/ k: j. V5 ]% S( x5 q9 T: |' ]" k/ ]8 {; M0 u, `
服务性 8 A/ B0 D) S, g! b' \
) o9 J% r% f) E3 S7 N
繁琐性
7 r4 I( h7 n* N' ~9 t- N" M0 t3 R9 |4 u6 |% M5 F5 D& b
突击性
* {3 u% @ `8 _/ f+ L% D/ l1 X7 |: \) t" p+ }4 Z
（3）、办理事务的原则
3 w. \3 G3 x0 U$ N6 x7 R9 j2 Y
$ U8 {* M5 e' H0 F& p( N6 E 被动中求主动 ( Y" @5 j# g1 E5 ]
9 y& P: u' r. b 原则中求灵活
4 F& J* P# C' a1 m0 ?6 n! c8 Z+ |# H q/ X3 D5 _. l* O) N
繁杂中求规范
# }5 J- A9 O4 h0 O$ m: @
' h% G; r" n9 f9 Y6 ~/ R2 r （4）、办理事务的程序 : p- T, }7 |) D9 E/ Z& x& Y
+ V# W- L0 a4 D. O5 w. @ 自然程序 y0 C/ J- d; b" x! G+ k6 \
! K7 k; Z5 \; G3 ~" O+ \2 H
理论程序 : H3 M2 I1 N8 _: M1 Y& e1 N6 w5 M3 p
3 C* U# \8 {: U1 y
指令程序
0 j8 x" a: p# t# {6 `- ]- P9 x1 Q4 o
法定程序 [9 K- ?6 {) d/ c; g4 D
- p" u; f6 r6 `6 F
技术程序 ) ^1 T# l/ J7 X7 T
3 L, S9 k" |! t7 m: v
习惯程序
) Q* c2 f, @3 h" s. I$ ?
2 L5 v! Q) L8 _& A" q/ W2 ^: S 二、秘书的职责
& H; ?( T _; y- }. o! W3 Y+ b 大致也有以下11个方面： 6 W4 ]1 U3 _0 S$ j
0 M) L. g6 l; u% w1 o
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 6 K G& s5 |9 H0 I7 N% n. [
2 {8 j. | R0 i+ T 接待事务（来访接待、安排服务等） 3 s; w6 x5 c: R* e; e- e/ m
6 @9 P5 X$ ?; v! k; y2 ?6 ^8 s w 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
; ~: T/ @4 Q5 p9 k, A; M
( g6 {+ h/ ?' {: B! i0 B& S 行政事务 & K/ i! s1 i8 r( A# F
& J& o! G" h: Q. w+ h2 @
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
- t y+ }0 L- N: `; L G. T" t$ z" _! Z! D' g# L5 v/ X7 q
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
# U8 N9 ~8 k9 e, N3 K2 E/ ?( V4 `& r: M# n7 J( H( W |) L1 N2 F! W
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 2 R ^, g% V- X- t
9 |! \; V6 Q: N2 r# j7 ]5 v& k1 ^
写作事务（各种文体的写作） 3 u- h3 z v4 d6 ^5 L, E: R7 j; W
B' U3 N/ S: d T% g2 F1 C
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
5 R) `2 V( Y1 S$ e6 w" G; W+ ?5 s& f6 }' f; J
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
" Q6 p3 t+ Y0 ]: H% Y! ]' G2 k
! K& H0 f# j4 K2 m) M 其他领导临时交办的任务 |
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