办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
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+ U5 _- F, P& @7 ]2 R5 \一、办公室人员岗位认知与基本职责
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1 F$ h8 u5 i, m$ a2 N$ U! O二、加强办公室建设
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7 w  P: r8 {! T$ M; f$ C" d* W三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

' X* m& p8 W& O% p4 G" K7 ^一、办公室人员岗位认知与基本职责
+ [; _: Z' v+ W3 r8 s; H6 Q. ]* _
1 E8 z4 p  p- e2 t! i$ `5 i, k, t（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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/ C# u* b. G5 v" B) f一、办公室人员岗位认知与基本职责

( G2 ?7 O  U* R' G7 N（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

# x8 o( P" a( z. p8 }7 }! L0 s综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

7 W/ L1 |. Q9 `2 \三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

! n+ u% O# J4 t% w: c二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

4 H: z& p7 X0 W" N踏实肯干。舍得为工作投入。

+ v# E# o' V' }& f" P  X+ E, A（四）办公室工作对人员的要求
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& k' U5 X! O" r1 W# P8 g+ g1 j, J2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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* l4 Z+ F) y8 I3 J  c; m- B8 ?（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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  s/ Q  m! M2 @9 L  F心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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- `" x4 M" y& ?注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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0 H6 h" B( z7 v& p( e- _: c0 U/ i意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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% g* |" u  N0 y4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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" o2 T- ]) _3 s& F( C/ H3 ]全局意识

责任意识

创新意识

奉献意识
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4 u+ b/ c' y/ ~4 \' x1 V信息意识
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% z( @. Y' [3 e( I* _8 X程序意识
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5 C2 Y8 B, \, S9 j% r7 p. Z9 W: }学习意识
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0 e  {4 F+ a  J（五）领导对办公室人员的期待

& i+ j6 N- g3 f' \4 A领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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# h. Z7 E  v! l% K) |他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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5 F- y3 B, e: I他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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$ z$ M$ e3 S6 j% L) ]1 Q$ X领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

1 g5 _4 e1 U3 O1 Y$ B/ c+ V0 \能否制订新的工作制度或工作程序?

  q" n6 X8 H/ K! z他的工作有条理吗?
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9 r: Q1 `9 a6 q) B# H, P7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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: d+ p0 W& Q6 L# [+ B" Q( X) `' Z& W4 ?8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

/ r  y! X- u6 \, K- z& F领导测评办公室人员的20道题目
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- ~: ~) X! f  \1 g9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

" s4 ?' y! e* T" t6 o4 k10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

) E0 W5 w* ]) W: g: i  k( i而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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9 @. D! C3 t9 j是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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5 P& q( i7 \- a: \, K0 M能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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% j# G7 K; `& n- q& E- @16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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! o1 s3 v+ `! ~" E. F% t8 b' q17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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- N3 P' q, [; A/ d18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……

二、加强办公室建设
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& s: V5 \. b) l, @$ T3 J（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

4 x3 R7 h) R* k3 W3、努力营造和谐人文氛围
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9 I8 V2 w5 K/ F! G- j# ~% I  n! l4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

6 k. q* d! _1 V* u4 M良好的礼仪形象

良好的电话形象
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良好的文字形象
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4 W6 X1 C- l: t1 \( i良好的语言形象

9 h* O5 X, h/ h7 A二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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3 @' c7 ~6 ~) }1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

& q" W8 n  t* D2 D4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

/ X  c' H. o( A- y6 N" R* q5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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, q) r+ Z! J3 X8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范

4 P1 p  m9 i: t（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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# }( y) g( `# o/ \1、设立会议承办部门和服务机构
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: I+ k) N9 K! ?: M7 p/ b2、协助领导确定会议目标和议题

/ l4 i# v3 S7 ^! z/ |* E（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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( {$ g( [* _! q5 x3 k（一）会议服务的基本内容
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* `$ f0 q- o( L. M' G% [( W. x& @会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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* x4 q- G/ r: q$ o8 o/ j3 @7 Z5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~