办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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( G3 U+ f: P  l$ E. K加强办公室建设与管理
6 o" t+ [8 G! T% }% @6 P
  t; V6 J3 q' A/ E一、办公室人员岗位认知与基本职责
( [1 l: r8 e& l* r
二、加强办公室建设

: r. q" |9 Q' |三、办公室办会工作基本规范

1 x: r' J7 P. s) G8 D四、加强办公室的日常管理
: F6 K. ]4 x. |8 [( ^
# A1 R) d* k( e& K一、办公室人员岗位认知与基本职责
1 L  y# i/ K0 J0 l1 c3 Z  Z  i( {2 O
) z7 ]/ K0 i6 m; \, V- a( Y（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
+ `- y4 e; G" A9 f/ \) v; w. U
0 x' I* t! S; o: q职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
  k- j$ r$ `/ `7 ~
- }; h* k; e# [4 s4 C# H5 w, h（二）办公室工作内容与特点工作内容：

5 f: q1 d" Z. M. K+ C3 y: v+ Y按性质分：
1 |* e2 s2 g3 I' x: L8 N. U
3 t; k4 W: o# F3 }程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

$ i& v. `) j3 \" @按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
" }: r! M7 I) j* H8 M0 ~
三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

/ K4 ^" p9 N, P6 M& D（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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( {' N+ |# S8 x  y2 A* u一、要讲事业心和责任感；
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3 d0 ?+ i' W0 l; M二、要认真细致；
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( P7 i: e6 d' ^7 V; j. S# t三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

( w% c) W, ~7 C（四）办公室工作对人员的要求
( c# g* L' V. [& D7 d8 G
1、思想素养
3 {2 d0 n* b6 _8 a
2 a0 X" y$ k$ v- A  ~  N% f! w热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

) y6 g& B* O, U6 v( i" c2 n  X政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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2 E! T& n' A5 d0 _. R5 f责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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* o' w; P; P/ A9 M0 }踏实肯干。舍得为工作投入。

+ d2 b" g* W) U3 q, @8 `（四）办公室工作对人员的要求

1 M+ o4 z& q0 a0 Q3 }0 G& V2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

& e; V; o+ B8 a* D4 z调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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! n" q: f1 c/ ~' U9 C& b表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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+ |8 t- `* G; r7 U3 J（四）办公室工作对人员的要求
" o- u2 R6 _% J) H; w) K
3、心理素养

" E/ a/ Q  R9 X9 M/ E心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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/ x' a# p- z8 Y0 V8 N5 D% t+ Q注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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* I* }0 Z8 D$ B调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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9 \- H% P- h/ E; n$ y（四）办公室工作对人员的要求

2 m, B% z: S$ x8 f* l1 A& u4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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3 Y+ A; `  x0 t, x全局意识

2 _' [0 K3 t5 K! ?$ P责任意识
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7 G6 X) _( N/ \; R) k创新意识

奉献意识
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信息意识
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9 \0 [0 m9 ~# t% p7 o程序意识

  ?4 M2 Y' m* a学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

8 `* k- {" l" D领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

1 b) [0 }1 j0 [# k) [3 ^7 L5 o. }他是否了解你的目标和意向?

2 U# }2 [: P* W! D1 u' B$ P$ {他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

# d/ |! ~4 W; O2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3 W: W  {; ^; M  c/ O3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

" |8 R' G8 \$ l8 `他是否很会安排时间?
$ Q4 Q# D' W8 |. A) A
. J2 d8 ]* W: S4 h1 s4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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8 q  ~2 ^3 N3 V$ a) |领导测评办公室人员的20道题目
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/ r9 D& R" {) l% u3 ~1 @5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

% c, U( k* z# P5 J8 g能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

# z2 l, N# b, b/ c7 Q" z6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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+ {; G  G0 y" Y& I) h能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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- n. o4 r& u' ?' u" f能否制订新的工作制度或工作程序?
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' h: I/ w# A& N7 v0 P2 `他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
) ~& u! g% ~  Q6 @  b6 s
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

5 _8 c! R) [/ v6 x3 n9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

& i& x: M. V6 c' [8 P4 T10．他在危急关头是否沉着冷静?

. S8 }' e# e$ [. S; o% u5 _当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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5 G( s- ]2 M# a3 z" X; o$ Q0 h  G) W11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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  B, O! h9 Z2 ]+ ~  q% Q8 M12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

& g+ m0 u; J6 J; B) Y13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

) Q" X: W/ S+ O) N* q而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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; h9 ^6 }  r; L+ F14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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7 n$ X) P! c" S8 m/ h是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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3 S" r  a" ]2 F" k( q1 \16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

# I& \0 s- Y1 T' a9 h% w18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

4 G0 F5 h' f/ Q7 `7 e19．在调研工作中他是否称职?
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% f# A+ X, A/ I: Q9 m) @. f能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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% t9 M. {9 t/ i$ Q3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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/ R# e% j: b! \9 r% ~: D良好的电话形象
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3 ^2 F) Q( P8 U9 v良好的文字形象

良好的语言形象
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/ n! l; E0 t  u二、加强办公室建设

; i: ~6 b% s. w* P6 h（三）人人争作办公室受欢迎的人员

9 [4 N. J0 r9 u$ I9 T4 |- ~  U1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

! u( Y6 o/ Q% Y8 n: |2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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+ W- _; k  h  g6 F5 q5、随时让同事知道你对他的感激；

. d, {% C: @, j6 Z6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7 ~* ]6 |/ Q8 ^2 C' [1 W7 a7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

" ^# g6 B$ Z9 c( l0 g+ Y8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

6 U2 D. ]$ E4 q" ]' l1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标

5 `; C" c$ m/ m& N1 r（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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  t* e# _8 E& S, U. S（一）会议服务的基本内容
! R8 }/ v. n% z# M4 ~7 Z
+ c. x0 n4 }+ X) Q3 j, f) u  |会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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0 i) R) k; _0 C; D: ~7 B  \5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
0 u/ B) T; w8 E. e4 J2 K
" m6 a( d9 G8 I0 d' [% k# ^主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~