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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：) \+ l* Y6 _7 q4 n
做会议记录，写着写着笔没水了；
5 n+ b. \* Z! Y& [# X# r 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； " x; L9 b, h& f- @- T
用胶水时，找不到刷子； 9 `; w1 _0 k: n7 S) r7 X" L
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) w$ m. Q$ x8 c: M, i
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
% f3 B0 n1 b: K% `! w/ J 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
' o& K6 i0 k0 K; }+ b& v6 T) |* ` 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
2 X' r( k3 d9 q 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 M* f6 m2 n: w7 K# d
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 1 B- y8 r) F7 D
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 + h% t( y% W$ c# I1 ` k# l, E
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ! [8 P {& i$ I7 j- s9 @) F
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
+ O/ q7 ^' h/ F9 B) f9 b/ q4 O; K 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 + W6 G1 T9 c* j4 \ G
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 7 I @) K# T- W7 ]5 m
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
" M6 L0 G3 L9 u9 n& T% u* o/ ]2 L 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 3 q9 |" i6 v/ x6 ^, R
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
. q# b+ t9 }' B/ h; S$ G 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ; K, Z# }4 m, r0 g: C8 ^" Z
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
" Y8 y" ?4 z9 o( i- u. W 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
% j$ d) {9 O0 k/ f! l. s* V 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 # `5 S5 |, t6 S' u2 q; _
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 - y0 U/ b! C: p; s. A3 ~- L
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 * n; |) G9 Y/ l5 A
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
d* _* k; I3 C" W' \" p. R1 ? 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
% v4 d6 p( ^2 U 9、与本职工作有关的表格。
- S' F, q8 V( f 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 3 G" r0 s/ \ q/ E8 }4 F
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