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' }- n/ t5 P/ S0 Y0 z" r 一.总则 + ~0 H) {3 ?: H3 l; Y) e
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
* G; S$ U+ t. a. j, W3 W 本办法适用于全公司各部门。
8 [7 g2 b* f2 |$ t2 i2 d" { 二.对外接待范围
1 o0 t; N& z, [# f* k' d 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
7 ~ B- p" M/ ^- K( a" M 接待的对象分为内宾和外宾。
( P: p R# H7 c* S 三.对外接待部门
* q) j$ Y/ t" t. _ 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 - l4 Z; }" W" y+ C0 s
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 9 X8 @6 U! y, [' U% o
四.对外接待原则 : [! b* a, l5 F6 _4 B6 c! H' J
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 8 m/ w' d# O: ~+ ]2 r
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ! Y& u. r; P: L
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
' y! @) [: k S9 \* p/ w 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
4 G# s5 _% f; t. w 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 . s$ |4 B. `1 ?4 H: Q$ m
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 * v5 O( `/ @8 ^+ n! ]; w q0 o
五.接待规格的确定。 # `" m Q, `3 r _, [1 s, Z9 {
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
2 m7 P, h. l+ f" f0 W" |" Z* c( D 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 d7 H1 X7 s5 Z! }6 Y
六.接待礼仪 ! A+ R1 [8 y) j- G, r) E* @! f
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
/ }- S! o( `! J 2.接待：主动起迎，问明来意。 ! z% [* e1 t# M& e4 K/ K/ m v. w
3.安排交谈地点： 5 ^5 b- O1 Q- m0 Q" I5 B/ ?
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
6 v0 ?& Z! z. o0 g$ ~% \ ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
5 z: r& Q! d4 c d* V ⑶切忌让客人久候而无人问津。 $ t% E/ \) S; O& S
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 & k b" U/ i( C) m3 M
七.引见。
: x* _1 W3 ~1 Y4 s# M, p* l2 D: X 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 1 Q& f! o: c' w3 |: p% e) w3 |
引见顺序； - C* d4 f+ d! K# w3 P- x; s g
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
# e* Z1 J8 I" l* p" }, ^ ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
" U* D$ V& j6 B2 ~7 }; ^ ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ( Z3 u [3 r% U( n+ u7 L: G* P- N
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
% V" Q$ C2 O, r4 O8 z3 m 八.行路。
& p0 f- I( d4 j1 _( a/ x- M 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
. g" A i: k+ I4 z( m" \, r 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
6 F$ g, V) k6 F" J 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
8 J/ y% G# C* F/ H8 e 九.其他。 8 o9 `% T, x4 v. w
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
) u/ x5 J6 f* h! k6 I8 ] 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 2 g }- y; [: z
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
. _$ J2 O/ A5 q4 G4 T, S& Q 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ! B7 A9 D5 s8 `
㈠接待内宾。 8 n1 K6 {: C r2 P1 r) Q
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 # t3 G5 c; W2 ^3 s$ ?6 s G
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
) c0 c: P& j& r, H2 q$ K 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
( P6 U% _1 F f% I6 [ 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 $ k+ M+ I9 p- \$ z% W6 U o8 P
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 # @* h1 C! u# L5 [# h5 }2 n% T
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
: W1 p* L/ l( h1 m; g2 A( i 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
& d. R( V. Y% ~. | 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
( z% h$ p. ]6 b8 ^ ㈡接待来宾。
* ?, C2 W, H2 Q% X" ~ 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： # A! O1 d5 ?+ z0 `6 ]/ A
迎送。 0 T. S7 g- [6 m
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 / F6 j/ k! |9 u" J" C
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
# @0 X! s. B% k* P f 会见会谈。
% Q2 q A/ i) L/ v 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
/ R$ U% W8 h/ C$ K& |- I3 J 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
! G. K4 }# u7 e; G& A& n2 n 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 6 ^6 _; B/ i+ ~& Q
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 $ G) K; {' z6 ]
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 & J6 V" B( ~% a
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
% |8 p* u3 ?; q1 U 宴请。 2 H: i3 U" f7 e
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
- Q, G, ^7 O# U9 r2 x; C B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 , u7 j) F: V, _6 W7 P' D
文艺晚会。
+ n0 t* k" u+ V2 d7 u+ w7 \) M( @! y3 ? P 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
. D8 d' r! @* `$ q& s 参观游览。
7 j7 c& z5 ?) r+ q4 Z) c 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
2 \8 |7 L2 P6 M* z6 _; q2 q& a 接待标准
; G+ F+ G }0 R* I! d/ `/ n ⑴用餐标准。
- W% G( G/ `6 q9 ]# d9 H. ` 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
( P8 \9 W% d; r) @0 Y 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 4 k4 B% c) i: p9 ~! N
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
) a ]5 R7 L) l0 r( F 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
# x6 e3 n+ z' s" c 5、常客 员工标准 5 e9 ]/ N% l0 k7 a
(2)住宿安排。 0 z5 u5 T: [) d3 A- T! E$ f
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 & l; ^/ i$ \8 {$ ?' `
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
0 e4 g; n( ]9 Q& _ 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。# @) c& f& {0 S/ q
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